1.3. Профессия секретарь сегодня
Секретарь – одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь – это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.
За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть “лицом фирмы”, то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур. Секретари работают и у представителей свободных профессий – адвокатов, нотариусов, а также на малых частных предприятиях.
Международный профессиональный клуб секретарей дал следующее определение современному секретарю: “Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя”.
Формирование новой секретарской профессии в равной степени основано на отечественном и зарубежном опыте организации секретарского обслуживания.
Работа секретаря-администратора современной российской фирмы имеет свою специфику:
- большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;
- весьма насыщенный рабочий день;
- необходимость выполнять параллельно несколько работ;
- постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;
- особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.
Специфика и сложность секретарского труда связана и с тем, что секретарь всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами.
Категории секретарей. Профессиональные требования к различным категориям.
Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии.
Многие специалисты пытаются сформулировать перечень квалификационных требований к современному секретарю. Наиболее комплексно квалификационные требования к секретарям с учетом современных условий, требований работодателей, возможности карьерного роста сформулированы специалистами Методического Центра бизнеса, торговли, внешнеэкономической деятельности (МЦБ). См. таблицу
| Должность | Должен знать | Должен уметь |
| 1. Оператор на телефоне | Правила ведения телефонных переговоров | Хорошо владеть речью, пользоваться оргтехникой |
| 2. Секретарь директора | Дополнительно к п. 1 систему делопроизводства, деловой этикет | Дополнительно к п. 1 пользоваться компьютером, компьютерными программами и Интернет-ресурсами |
| 3. Секретарь-референт | Дополнительно к п. 2 область деятельности фирмы, ее руководящего состава | Дополнительно к п. 2 пользоваться информационно-правовыми системами |
| 4. Референт/помощник руководителя | Дополнительно к п. 3 основы организации труда, экономики и технологии | Дополнительно к п. 3 формировать конструктивные решения, осуществлять контроль исполнения решений, поручений, правил внутреннего распорядка |
| 5. Офис-менеджер/заведующий секретариатом | Дополнительно к п. 4 основы маркетинга, менеджмента, организации производства | Дополнительно к п. 4 организовать работу офиса, подготовить презентации, переговоры, транспорт, связь |
| 6. Секретарь-переводчик | Дополнительно к п. 2 иностранный язык, технику устного и письменного переводов | Дополнительно к п. 2 обеспечить точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригинала |
| 7. Секретарь-референт иностранного представительства | Дополнительно к п. 3 иностранный язык, технику устного и письменного переводов | Дополнительно к п. 3 обеспечить точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригинала |
Квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.
От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы. В условиях жесткой конкуренции руководители не могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возраст и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы.
Чтобы соответствовать современным требованиям, секретарю необходимо:
- иметь профессиональный имидж;
- хорошо владеть речью и письмом;
- обладать неплохой памятью ( в том числе зрительной памятью на лица);
- уметь правильно оформлять документы, вести деловую переписку руководителя;
- содержать в порядке документацию, быстро находить нужные бумаги;
- квалифицированно пользоваться офисной оргтехникой;
- осваивать новые компьютерные программы;
- быть энергичным, проявлять инициативу;
- уметь находить взаимопонимание с руководством, коллегами, клиентами;
- поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
- проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах
Все чаще необходимым условием для работы секретарем является высшее образование и знание иностранных языков (хотя бы одного).
Контрольные вопросы по теме
- Расскажите историю развития секретарской службы в России периода XVI-XIXвека.
- Расскажите об организации секретарского дела в СССР.
- Какова роль секретаря в современной структуре управления.
- Перечислите категории секретарей и профессиональные требования к ним.
- Какими знаниями и умениями должен обладать секретарь?