1.1. Введение

Приветствуем Вас на первом вводном уроке курса ” СЕКРЕТАРЬ-АДМИНИСТРАТОР”

С этой вводной части Вы начинаете осваивать материал курса.

Всего за несколько недель Вы сможете легко освоить все самые необходимые и важные знания в данной сфере деятельности. Будете хорошо разбираться во всех аспектах данного и весьма интересного рода занятий, а также максимально быстро достигните желаемых профессиональных целей!

Уже во время изучения материалов курса, Вы сможете заказать официальные документы об обучении по данному курсу.

Секретарь – первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю: когда она создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль, какова ее структура сегодня.

Кроме истории, секретарь должен хорошо знать все направления деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения (работники) выполняют конкретные функции. Если вы только поступили на работу, посвятите именно этому вопросу первые дни, так как секретарь – связующее звено как между руководством и посетителями, так и между работниками фирмы. Именно секретарь должен направить посетителя в соответствующий отдел, к работнику, занимающемуся интересующими посетителя вопросами. Он же соединяет позвонившего по телефону с нужным ему работником. Наконец, разбирая полученную корреспонденцию, секретарь определяет пути ее дальнейшего движения – кому ее надо передать. Следовательно, определяя направления движения документов, посетителей, телефонных звонков, секретарь должен безупречно знать структуру фирмы, все направления ее деятельности и распределение обязанностей между работниками, особенно руководящим составом.

Секретарь особенно небольшой фирмы обязан знать всех должностных лиц не только по фамилии, но и по имени и отчеству.

Основным организационно-правовым документом секретаря является должностная инструкция, на которую он опирается в своей работе. В инструкции определены место секретаря в структуре управления, его подчиненность, функции и обязанности, права, ответственность. Весь круг обязанностей, который записан в должностной инструкции, секретарь обязан выполнять полностью. Но очень часто должностных инструкций в фирме еще нет. Тогда необходимо самому тщательно разработать этот документ, помня, что именно на должностную инструкцию секретарь опирается в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Должностная инструкция поможет вам также оградить себя от выполнения не свойственных секретарю функций.

Условно работу любого секретаря можно разделить на две части:

1) работа с документами (информационно-документационное обслуживание);

2) работа организационная (в литературе обычно называемая бездокументным обслуживанием). К этому виду деятельности обычно относят организацию совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, командировок и т. д.

С первого дня надо стремиться любую порученную работу выполнять наилучшим образом. Для того чтобы знать, как ее выполнить и какие требования к ней предъявляются, надо иметь ГОСТы и нормативно-методические документы (НПД) по делопроизводству, разработанные Федеральной архивной службой России. В них следует постоянно поглядывать, когда вы не уверены в точности ваших знаний.

Как видно из самого названия ГОСТ (ГОсударственный СТандарт), в нем определен весь порядок оформления служебных документов и его требования, секретарь не только сам должен строго соблюдать, но и не допускать отправку из фирмы документов, выполненных с нарушением этого стандарта. Этот стандарт всегда должен быть у вас на виду, пока вы не выучите все требования к оформлению каждого реквизита.

Секретарь упорядочивает весь напряженный рабочий день руководителя, корректирует планы, напоминает о важных встречах, необходимых звонках, событиях, составляет график посещений, мероприятий и приема посетителей, защищает и охраняет руководителя от нежелательных, назойливых, отнимающих напрасно время посетителей, которыми могут быть не только клиенты, но и сотрудники фирмы. Очень важно самому секретарю не стать таким занудливым и надоедливым субъектом для своего шефа, не раздражать его, не отвлекать по пустякам. Поэтому психологическая совместимость начальника и секретаря – один из самых важных аспектов успешного сотрудничества.

Путь к профессионализму труден, и, для того чтобы стать профессионалом, надо постоянно учиться и работать над собой, своим имиджем. В этом курсе мы постараемся рассмотреть основные направления работы такой многогранной профессии, как секретарь. Надеемся, что советы, которые вы встретите в материалах данного курса, помогут вам в работе и в общении с людьми.

Секретарское дело, краткая историческая справка

Забудем на время о Генеральном секретаре ООН, многочисленных научных секретарях высокочтимых академий, иных обитателях верхних этажей власти, именуемых секретарями. Это из другой области. Речь пойдет об учрежденном в 1720 г. Петром Первым «чине секретарском». Согласно принятому царем-реформатором Генеральному регламенту, положившему начало российскому делопроизводству, так назывался чиновник, на которого возлагался широкий круг обязанностей в сфере, если использовать современную терминологию, документационного обеспечения управления. Облеченный немалым доверием, свой долг он должен был выполнять без «проволочек и нечеткости в делах». Сегодня «секретарский чин» в нашей стране переживает второе рождение. Это продиктовано вхождением российской экономики в рыночные отношения и повсеместным использованием в бизнесе высоких технологий. Доля ответственности секретарского работника в новых условиях значительно возросла, повысилась планка его значимости в повседневной деятельности фирмы. От его профессиональной подготовки, опыта, отношения к делу во многом зависят успех компании, состояние психологического климата в коллективе. К сожалению, де-факто служебный статус секретаря во многих российских фирмах не соответствует возросшему объему выполняемой работы. Его роль, правовое и материальное положение неоправданно принижены. Сплошь и рядом наблюдается неадекватное отношение к секретарскому работнику со стороны руководителей, рассматривающих эту должность через призму устаревших стереотипов. Сказывается недооценка значимости секретаря и его места в общем производственном процессе в условиях рынка, свободной конкуренции. В отличие от развитых капиталистических стран обязанности и права секретарского работника, которого иногда именуют секретарем-референтом либо офис-менеджером, по существу по сей день четко не очерчены. Сам секретарский цех остается разрозненным. Секретари не объединены в профессиональном плане. Они не имеют общенациональных организаций, с которыми бы считались власть предержащие и работодатели и которые были бы готовы защитить их интересы, заботились об их профессиональном образовании, карьерном росте.

Американцы считают, что в основе укрепления должностного положения, его успешной работы лежит синтез двух качеств: исполнительности и инициативы. Начинается путь к достижению вершин карьерного роста и получения базового образования достойного уровня. В современный век электроники сюда в обязательном порядке входят освоение основ информационных технологий, управления и экономики, права, деловой этики, иностранных языков. Но полноценным секретарем можно стать только при условии накопления определенного опыта и стажа работы.

Что касается должности секретаря в нашей стране на современном этапе, то в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37 (с дальнейшими добавлениями и изменениями), она дается с дополнениями: секретарь-стенографистка, секретарь-машинистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, ученый секретарь. Уже перечисление должностей секретаря, данное в Квалификационном справочнике, показывает, что понятие «секретарь» достаточно сложное, и оно действительно имеет много градаций – от ученого секретаря до секретаря-машинистки. Отсюда большое разнообразие функций, выполняемых секретарями, комплекса обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам.

Должность секретаря руководителя требует высшего профессионального образования, а должность секретаря-машинистки – «начального профессионального образования или среднего общего образования и специальной подготовки по установленной программе».

В словарях слово «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством», а в словаре С. И. Ожегова – «работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения». Таким образом, в определениях подчеркивается, что секретарь может обслуживать как отдельное лицо (руководителя), так и учреждение.

В этом курсе мы не ставим задачу разграничить функциональные обязанности секретарей на различных уровнях и на предприятиях разных размеров и сфер деятельности. В ней мы даем советы для секретарей, стремящихся повышать свой профессиональный уровень и быть специалистами своего дела.

Порядок обучения: 3 простых шага

⦁ После ознакомления с данной вводной частью Вы сможете оплатить полный доступ к курсу для продолжения дистанционного обучения.

⦁ Пройдите все части и тесты дистанционного курса в удобное для Вас время и сроки. Доступ к оплаченному курсу у Вас сохранится на один год.

⦁ Заказать официальный документ об обучении и начать применять полученные знания на практике Вы можете в любое время после получения полного доступа к данному курсу. Все выданные документы об обучении (дипломы, свидетельства и удостоверения) вносятся в государственный реестр документов о квалификации ФИС ФРДО. Заказ документов осуществляется в Вашем Личном кабинете с доплатой аттестационного сбора за обучение (от 5000 до 7500 рублей, в зависимости от комплекта запрашиваемых при заказе документов).

Преимущества обучения у нас

1. Полностью дистанционное обучение

Сэкономьте своё время и ресурсы, получая новые знания, не выходя из дома. Сдавайте тесты по частям, в удобное Вам время и без лишнего стресса.

2. Минимальные сроки обучения и удобный график

Курс содержит только необходимые материалы по выбранной Вами профессии, благодаря чему Вы сможете освоить программу без лишних затрат времени. Более того, Вы сами планируете свой график обучения, как Вам удобно.

3. Только полезные учебные материалы

Осваивайте материалы курса легко, потому что они разработаны профессионалами и написаны доступным и понятным языком. Вы будете изучать только действительно важную для дальнейшей работы информацию, которую сможете применить на практике!

4. Соответствие новейшим профессиональным стандартам

Программа обучения соответствует самым последним требованиям профстандартов в данной сфере деятельности.

5. Персональный  куратор

С Вами всегда на связи будет Ваш личный преподаватель, которому можно задавать вопросы через онлайн-чат или форму обратной связи. Все наши кураторы – действующие практики с большим опытом преподавания.

6. Ваше обучение надёжно и проверено!

Более 10 000 выпускников и опыт образовательной деятельности с 2014 года. Бессрочная лицензия на образовательную деятельность и полностью лицензированные программы обучения, соответствующие всем требованиям законодательства! Каждый документ об обучении, который получают наши выпускники, вносится в Федеральную государственную информационную систему “Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении”, поэтому любой работодатель сможет удостовериться в подлинности Вашего диплома.

7. Помощь в трудоустройстве

По окончании обучения Вы получите не только официальные документы о пройденном обучении, но и, в случае необходимости, содействие в трудоустройстве в соответствующей сфере деятельности.

8. На связи после обучения

Мы помогаем своим выпускникам даже после завершения курса. Вы всегда можете проконсультироваться или задать интересующий вопрос своему куратору.

9. Новейшая, уникальная платформа для более эффективного и простого усвоения новых знаний

⦁ Используйте заметки, которые помогут Вам не только легче осваивать материал, выделяя важные мысли для себя, но и автоматически пройти тестирование по каждой части курса.

⦁ Прослушивайте материалы курса в аудио режиме, не напрягая лишний раз своё зрение.

⦁ Проходите курсы проще, используя функцию демонстрации материалов в режиме слайд-шоу с озвучкой и множеством удобных настроек.

(Просматривать видео лучше в полноэкранном режиме)

Вы уже начали обучение?

Продолжите обучение прямо сегодня.